Escritório Digital/Online: como funciona e quais as vantagens ao contratar.
- O que é escritório digital/online?
- Como funciona ?
- Quais as vantagens de contratar um escritório digital/online?
Desde 2010 o judiciário vem implementando seus sistemas onlines. Sendo alguns deles: Processo Judicial Digital (Projudi); Processo eletrônico da Justiça Federal, (Eproc); Processo judicial eletrônico, (PJE) e o Portal do Sistema de Automação de Justiça, (e-SAJ). As idas ao fórum foram diminuindo, e hoje, com a pandemia, as audiências também se tornaram virtuais.
O mundo jurídico está se tornando cada vez mais digital.
Hoje em dia é impossível uma empresa se sustentar sem se atualizar, sem evoluir. E o escritório de advocacia online/digital é a evolução do escritório tradicional.
Nós vamos te contar tudo sobre nosso escritório digital, sem segredos. Vamos te falar até dos sistemas que usamos com 100 % de transparência.
Tudo isso, para que você entenda como funciona um escritório digital/online, suas vantagens e se sinta seguro em contratar.
O que é escritório digital/online?
Antes eu preciso te esclarecer um ponto: existe uma bagunça quando o assunto é conceituar escritório de advocacia digital ou online. Se você pesquisar, vai encontrar várias definições, inclusive em algumas definições existe uma diferenciação entre online e digital, como se um fosse melhor que o outro.
Portanto, vamos te apresentar a definição que nós entendemos ser a mais adequada e que adotamos aqui no escritório.
Para nós, não existe diferença entre escritório online e digital, ou seja, são sinônimos.
Entretanto, existe uma diferença muito grande entre escritório online/digital e escritório que atende a distância.
O escritório que atende a distância é aquele que aceita fazer vídeo chamadas para atender clientes, aceita documentos via aplicativos, ou por meio de entregadores, e às vezes não há contato presencial com o cliente, tudo pode ser feito a distância.
Muitos escritórios aderiram este formato a toque de caixa depois da pandemia.
Já o escritório digital/online, é um escritório com cultura de inovação e que pode atender a distância, mas também presencialmente, como é nosso caso.
Por isso, sempre informamos ao cliente que nosso atendimento é presencial e online. Além disso, o atendimento presencial não tira nosso título de escritório digital, você já vai entender melhor isso.
Nem sempre fomos um escritório online/digital. É preciso tempo, investimento e muito trabalho para sair dos moldes tradicionais.
Se você quiser conhecer nossa história e de nossa fundadora dá uma olhadinha neste post que conta nossa trajetória.
É preciso mudar a chave. Não basta apenas se apropriar de aplicativos e sistemas.
Como não temos segredo nenhum e um de nossos valores é a transparência, vamos te dar até mesmo o nome dos sistemas que usamos, para que você tenha as informações completas.
Mas o escritório digital é muito mais que isso, os aplicativos são apenas uma pequena parte.
A primeira coisa que nos fez iniciar o caminho do digital, foi a criação de um documento de cultura, em que traçamos nossas missões e objetivos. Eles podem ser modificados de acordo com as mudanças e crescimento do escritório.
Hoje, nossa principal missão é a defesa do direito dos servidores e trabalhadores celetistas e o tratamento humanitário. Acredito que estamos no caminho certo. Isso porque é só ver os comentários dos clientes na avaliação do nosso escritório no google : o tratamento humano geralmente é mencionado.
O escritório digital/online é, portanto, comprometido com a inovação, com mecanismos de facilitação e profissionalização, para atender seus clientes e gerir sua equipe.
É um escritório que entendeu a necessidade de não ser apenas excelente na prestação de serviços jurídicos – nossa obrigação como escritório de advocacia reconhecido – é preciso ser excelente como um todo, desde a gestão até o tratamento com o cliente.
No processo, entendemos que somos uma empresa, e que o produto é a defesa dos direitos sociais dos servidores públicos. Isso é muito sério, uma vez que podemos transformar vidas e sendo assim, todos os casos de nossos clientes merecem ser encarados com toda nossa dedicação e estudo.
Repito: as ferramentas e a parte tecnológica são uma pequena parcela de um escritório digital.
Agora, vamos te mostrar exatamente como nosso escritório funciona.
Como funciona?
O que norteia nosso trabalho é o documento de cultura, mas a primeira ferramenta que um escritório digital deve investir é em um sistema de gestão de processo e de tarefas totalmente online/digital.
Por muitos anos os sistemas não possuíam acesso online. Já hoje existe uma gama de sistemas onlines que fazem toda a diferença.
Nós usamos o sistema chamado astrea-aurum .Com ele, mesmo trabalhando em casa, temos acesso a gestão de processos e de tarefas de toda a equipe. Além disso, existe o aplicativo no celular que é bem prático e fácil.
A partir deste sistema, recebemos as intimações e podemos “tratá-las” – termo que o sistema denomina. Mas, para que nenhuma intimação fique de fora, fazemos verificação pelas intimações recebidas pelo e-mail dos advogados e dos sistemas e recorte (fornecido pela OAB).
Outro item indispensável são os arquivos e documentos na nuvem, e, para isso, usamos o Google drive. Desse modo, nossos documentos e petições ficam extremamente seguros e sem nenhuma possibilidade de perda, pois essa plataforma é considerada a forma mais segura de armazenamento do mundo.
Funciona online e offline, de forma sincronizada e também compartilha documentos, é uma maravilha!
Nós também usamos o workspace do google que traz muitas facilidades, como o Google docs. Pense em um escritório apaixonado por um aplicativo. Agora pense que somos nós. (Apaixonados pelo Google docs).
Além das facilidades fornecidas pelas ferramentas que são diversas, podemos usar até pelo celular, pois ele é muito seguro e as pessoas podem fazer alterações no documento ao mesmo tempo.
O workspace também fornece o keep, que é uma ferramenta de anotações. Colocamos todas nossas ideias lá.
Existem também os formulários que têm ganhado cada vez mais espaço pela praticidade de obtenção de dados e, desse modo, os clientes estão aceitando muito bem estas formas de organização.
Há, ainda, o Google agenda que é uma benção da tecnologia. Ele conecta a agenda de toda equipe. Dá para conectar ao celular e ele te notifica e relembra dos compromissos.
E para que não haja erros, mantemos as informações na agenda do astrea também.
Para realizar a consulta, nós nos adequamos à realidade do cliente. A grande maioria prefere o atendimento por vídeo chamada do WhatsApp, mas também atendemos pelo zoom, teams, e principalmente pelo google meet, que também é uma ferramenta do workspace e permite gravações.
As entrevistas marcadas com o cliente – para elaboração de peças – têm sido gravadas, com autorização do cliente. Isso para que a peça fique rica em detalhes e toda a equipe tenha facilidade de entender o caso e recorrer às gravações sempre que surgir uma dúvida.
Mas aceitamos toda forma de comunicação e até mesmo ligações telefônicas, quando o cliente achar melhor.
Atenção! Nosso escritório tem endereço físico também e quando é preciso, realizamos atendimentos presenciais, com os devidos cuidados: uso de máscara, álcool em gel e distanciamento necessário.
Porém, após a pandemia as reuniões presenciais têm sido exceções.
A comunicação com o cliente acontece em média, 80% pelo whatsapp, mas também pode ocorrer por e-mail e/ou ligações.
Todos os passos do processo são informados ao cliente, pois depois de anos de atuação temos certeza que a transparência e a comunicação mantém um relacionamento saudável e fiel.
Sobre a gestão das mensagens de WhatsApp, ela é super necessária! Pois o escritório tem setores e uma equipe que se comunica por um único número. (É o nosso maior problema atualmente).
Já testamos alguns sistemas como dig sac e infelizmente não nos adaptamos, estamos aceitamos indicações.
Hoje tudo é gerido por uma colaboradora que faz o direcionamento das mensagens para que nenhum cliente fique de fora.
A comunicação interna fica a cargo do chat do workspace. É terminantemente proibido a equipe tratar de assuntos de trabalho pelo WhatsApp pessoal, para que tudo fique separado e delimitado. Até porque a maioria da nossa equipe é composta por familiares e amigos pessoais.
Recentemente estamos adaptando nossas petições ao design law – uma forma de deixar a petição mais organizada e ilustrativa para que o juiz analise com mais facilidade o caso.
Assim como o aplicativo chamado loom para manuais e explicações para própria equipe e para os clientes, exemplo:
Estamos fazendo um passo a passo por vídeo de como o cliente consegue acessar seu processo.
Um escritório online/digital tem que ter procedimentos claros e até mesmo definições padrões para que todos clientes sejam tratados iguais, com a mesma dedicação.
Mas sempre com a mentalidade que esses procedimentos precisam ser revistos para não se tornarem um empecilho.
Também temos conta digital para facilitar o pagamento e parcelamento via link online.
Estamos investindo na assinatura digital para que o cliente não precise mais se preocupar em enviar o documento assinado via correio.
Deixamos por último o óbvio!
Não existe um escritório digital/online sem site e blog. O site é a nossa nossa casa na internet, assim como cuidamos do funcionamento do nosso escritório físico temos que cuidar do site.
Embora o site e o blog sejam imprescindíveis para nós, foram essas plataformas digitais a etapa mais difícil de ser construído. Nossa equipe teve que estudar muito para criar, manter e alimentá-los.
O blog é uma forma de levar conteúdo aos nossos clientes e futuros clientes.
Vemos o blog como uma forma de disseminar informação, uma vez que, mesmo que a pessoa nunca contrate nosso escritório – ajudamos muita gente -pelas informações de qualidade que postamos.
Você deve estar pensando mas e facebook e o instagram?
Nós temos, mas para se comunicar com nossos já então clientes. Não temos objetivo de ter muitos seguidores ou de conseguir clientes por meio das redes. É apenas um dos nossos canais de comunicação
São muitos sistemas e aplicativos né? Para facilitar a vida dos clientes que quiserem conferir ou até mesmo colegas que queiram testar os programas, segue a lista de tudo que usamos aqui no escritório:
Até meados de 2021 vamos ter mais dois canais de informação: o youtube e o podcast, (ou só um dos dois rs), ainda estamos pensando nisso!
Um escritório digital não está atrelado a aplicativos e sistemas tecnológicos, mas sim a todo um sistema de cultura de inovação.
Para nos adequarmos a tudo isso levou tempo, muito tempo. Somos um escritório com 10 anos de existência, mas também iniciamos como a maioria – com a advocacia tradicional – . Foi preciso muito trabalho para chegarmos até aqui, e muito mais trabalho será preciso para melhorarmos ainda mais.
Se algum colega estiver lendo este post, uma dica que podemos dar, pois nos ajudou muito é: faça a mentoria da ANA.
Quais as vantagens de contratar um escritório digital/online?
Contratar um escritório com cultura de inovação tem muitas vantagens, e vamos te elencar as principais:
Comodidade
Tudo pode ser resolvido com seu advogado pelo seu celular – absolutamente tudo- Até mesmo a assinatura e envio de documentos.
Você não precisa sair de casa para nada e isso te trás economia.
Segurança
Um escritório online/digital poderá lhe atender de qualquer lugar em qualquer a hipótese. E isso em tempos de pandemia é muito importante. Pois, os profissionais estão preparados e levam o escritório todo no bolso.
Os documentos estão guardados de forma muito segura e o escritório está antenado com a cultura de inovação, o que lhe traz mais organização e qualidade na prestação de serviço.
Costumamos dizer que um escritório digital/online, tende a passar menos perrengue com as surpresas da vida e isso reflete diretamente no resultado do cliente.
Qualidade
Depois de tudo que você leu não tem como negar que um escritório digital está comprometido com a excelência.
Isso gera resultados positivos nos processos, e satisfação do cliente.
Não basta ganhar processos, e ter a maior defesa técnica do mundo. É preciso saber tratar o cliente como ele merece, isto é, com prioridade e com muita humanidade, um dos nossos valores principais.
O escritório digital venceu as barreiras de preconceitos que o mundo do direito muitas vezes impõem e com sua forma tradicional.
Um escritório digital tem o comprometimento em ser excelente em tudo que se propõe. Além disso, tem a certeza de que sempre é preciso melhorar e mudar, dentro de uma ideia de testes, que buscam o melhor para o cliente.
Esperamos que a partir de agora você sinta mais confiança para contar com um escritório digital.
Entenda que está característica deixou de ser um diferencial e tornou-se uma necessidade na luta de seus direitos.